Girişimciler, ulutek.com.tr adresinden “Online Başvuru” formunu doldurarak başvuru sürecini başlatır. Formda, girişimci firmaya ait temel bilgiler ile yürütülmesi planlanan Ar-Ge, yazılım veya tasarım projelerine ilişkin özet bilgiler yer almalıdır.
Online başvuru sonrasında, girişimciye e-posta ile “Aday Başvuru Değerlendirme Formu” gönderilir. Girişimciden gelecek form değerlendirilir.
Başvurunun uygun bulunması durumunda, girişimciye proje detaylarını iletebilmesi için Argeportal TGB Bilgi Yönetim Sistemi aktivasyon e-postası gönderilir. Girişimci maksimum 24 saat içerisinde aktivasyonu tamamlayarak sisteme erişim sağlar. Bu aşamada; firma, personel ve proje bilgilerinin detaylı bir şekilde iletilmesi gerekmektedir. Başvuru için ödenmesi gereken başvuru ücreti Ulutek A.Ş. banka hesabına yatırılır ve dekontu başvuru dosyasına eklenir. Başvuru yönetici şirket tarafından incelenir, eksik bilgi veya belge var ise girişimciye bildirilerek başvuru dosyasının tamamlanması istenir.
Başvuru dosyası, çevrim içi olarak Proje Değerlendirme Komisyonu’na iletilir. Komisyon, Yönetici Şirket’in belirleyeceği, konusunda uzman en az iki üyesi öğretim elemanı, bir üyesi ise sektör uzmanı veya 15/2/2013 tarihli ve 28560 sayılı Resmî Gazete ’de yayımlanan Bireysel Katılım Sermayesi Hakkında Yönetmelik kapsamında lisansı olan bireysel katılım yatırımcısı olmak üzere proje ile ilişkisi olmayan en az üç üyeden; kuluçkaya uygun girişimcilere ait Ar-Ge, yazılım veya tasarım projesinde ise konusunda uzman bir öğretim elemanı olmak üzere en az bir üyeden oluşur. Komisyon hakemleri ile gizlilik sözleşmesi imzalanarak proje bilgileri 3. kişilere karşı korunur.
Başvurular max. 3 ay içinde sonuçlandırılır. Gerekli durumlarda süre uzatılabilir ve ek bilgi ya da revizyon talep edilebilir. Gerekli görülürse girişimciden bir sunum yapması istenebilir. Proje Değerlendirme Komisyonu, hazırlanan başvuruda belirsiz olan ya da anlaşılamayan konularla ilgili başvuru sahibine ArgePortal üzerinden soru sorabilir, ek bilgi ve belge talep edebilir.
Komisyonun kararları, Yönetici Şirket Yönetim Kurulu’na sunulur. Proje Değerlendirme Komisyonu hakemlerince hazırlanan proje değerlendirme raporu, Yönetici Şirket Yönetim Kurulu’nun alacağı nihai karar için tavsiye niteliğindedir. Yönetim Kurulu, başvuruyu gerekçesiz reddetme hakkına sahiptir.
Başvuru sonucu girişimciye yazılı olarak bildirilir. Başvurusu olumlu bulunan girişimciler, taleplerine uygun yer bulunması durumunda gerekli kiralama sözleşmesini imzalayarak Bölge’ye giriş yapar, aksi takdirde girişimci veri tabanına kaydedilerek uygun bir yer olması durumunda haberdar edilir.
Başvuru bir öğretim elemanı tarafından yapılıyorsa, kabul sonrası üniversite rektörlüğünden izin alınması ve bu iznin Yönetici Şirket’e iletilmesi gerekmektedir.